Privacy verklaring

1. Wie zijn wij?

Simpel-IT is een eenmanszaak gevestigd in Dronten, die IT-diensten levert aan particulieren en bedrijven op het gebied van Apple-ondersteuning, netwerken (UniFi), smart home automatisering en IT-beveiliging.

Simpel-IT is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Simpel-IT verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens: naam, bedrijfsnaam
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres
• Communicatiegegevens: berichten verzonden via het contactformulier of per e-mail
• Facturatie- en betalingsgegevens: factuuradres, bankrekeningnummer (indien van toepassing)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, bezochte pagina's en tijdstip van bezoek (via websiteanalytics)
• Apparaat- en systeemgegevens: serienummers, softwareversies en configuraties van apparaten waarvoor wij ondersteuning verlenen

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen of biometrische gegevens).

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst, waaronder het leveren van IT-diensten en producten
• Het verwerken en beantwoorden van aanvragen, offertes en contactberichten
• Het opstellen en verzenden van facturen en het afhandelen van betalingen
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht
• Het verbeteren van onze dienstverlening op basis van geanonimiseerde gebruiksstatistieken
• Het onderhouden van de zakelijke relatie en het sturen van relevante informatie over onze diensten, mits u hiervoor toestemming heeft gegeven of er een gerechtvaardigd belang bestaat

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Iedere verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op minimaal één van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van 7 jaar
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simpel-IT, zoals het verbeteren van de dienstverlening en het beveiligen van systemen — tenzij uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden zwaarder wegen
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor specifieke verwerkingen, zoals het toesturen van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie, vragen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Simpel-IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn vereist.

• Klant- en opdrachtgegevens: worden bewaard zolang de relatie actief is en tot 2 jaar na afronding van de laatste opdracht
• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: worden op grond van de fiscale bewaarplicht 7 jaar bewaard
• Contactformulierberichten: worden bewaard zolang nodig voor afhandeling van uw verzoek, en maximaal 1 jaar daarna
• Websitebezoekersgegevens (analytics): worden geanonimiseerd na 26 maanden

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of definitief geanonimiseerd.

6. Delen wij uw gegevens met derden?

Simpel-IT verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden uitsluitend gedeeld in de volgende gevallen:

• Verwerkers: partijen die in opdracht van Simpel-IT gegevens verwerken, zoals de aanbieder van het contactformulier (Formspree), het boekhoudpakket en de hostingprovider. Met alle verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG
• Leveranciers en fabrikanten: indien noodzakelijk voor de uitvoering van een opdracht, bijvoorbeeld bij een garantieclaim of RMA-procedure bij Apple of Ubiquiti
• Wettelijke verplichting: indien Simpel-IT op grond van wet- of regelgeving verplicht is gegevens te verstrekken aan toezichthouders of opsporingsinstanties

Alle partijen waarmee gegevens worden gedeeld zijn gehouden aan de AVG en verwerken gegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden.

7. Doorgifte buiten de EER

Simpel-IT streeft ernaar persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien gebruik wordt gemaakt van diensten waarbij gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Simpel-IT voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, zoals:

• Standaard contractbepalingen (Standard Contractual Clauses) goedgekeurd door de Europese Commissie
• Gebruik van dienstverleners die gecertificeerd zijn onder een erkend adequaatheidsbesluit

8. Cookies en websiteanalytics

De website van Simpel-IT maakt gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Deze cookies vereisen geen toestemming.

Indien analytische cookies worden ingezet om het websitebezoek te meten, gebeurt dit op een privacy-vriendelijke manier:

• IP-adressen worden geanonimiseerd vóór verwerking
• Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken
• Gegevens worden niet gebruikt voor profilering of gerichte advertenties

Via de browserinstellingen kunt u cookies weigeren of verwijderen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van functionele cookies de werking van de website kan beïnvloeden.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Simpel-IT neemt de bescherming van uw gegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datacommunicatie
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
• Regelmatige back-ups van systemen en gegevens
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know principe
• Tijdige installatie van beveiligingsupdates op alle systemen

Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zal Simpel-IT dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, ook bij u als betrokkene.

10. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

11. Toestemming intrekken

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit doet u door contact met ons op te nemen via contact@simpel-it.nl.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die plaatsvonden vóór de intrekking blijven rechtmatig.

12. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u van mening bent dat Simpel-IT uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG verwerkt, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via contact@simpel-it.nl. Wij lossen klachten graag in onderling overleg op.

U heeft echter altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Simpel-IT behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste aanpassing. Wij adviseren u deze pagina periodiek te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die uw rechten raken, stellen wij u hier actief van op de hoogte via e-mail of een melding op de website.

14. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: